Algemene voorwaarden verhuur sportlocaties en ruimten in buurtcentra

U wilt zelf of met uw organisatie gebruik maken van een ruimte van de gemeente. Dat noemen we gebruiksrecht. De afspraken voor het gebruik leggen we vast in een gebruiksovereenkomst. Een gebruiksovereenkomst kan op 2 manieren ontstaan:

1. Wij doen u een voorstel

Het reserveerseizoen loopt van 1 augustus tot 31 juli van het daaropvolgende jaar. Had u of uw organisatie in eerdere seizoenen al regelmatig gebruiksrechten? Dan zien wij dat als structureel gebruik. U hoeft dan niet zelf een aanvraag te doen. U ontvangt in april of mei een bericht met daarin ons voorstel voor gebruik in het volgende seizoen.

Tijdens de reactietermijn worden de accommodaties en gebruiksmomenten gereserveerd. De gebruiksovereenkomst bestaat uit de bevestiging van de boeking(en) en de Algemene Voorwaarden. U ontvangt geen papieren overeenkomst die u hoeft te tekenen. 

Hoe maken wij het voorstel?

• Voor sporthallen maken we ons voorstel op basis van een rooster dat de zaalverdeelcommissie maakt. Hebt u hier vragen over? Neem contact op met het Vastgoedloket. U lees hierover meer in artikel 19 van de Algemene Voorwaarden.
• Voor sportzalen, gymzalen en zwembaden maken we ons voorstel op basis van het gebruik in het voorgaande seizoen. Wilt u iets anders? Meld het bij het Vastgoedloket of bij het zwembad. U leest hierover meer in artikel 19 en 39 van de Algemene Voorwaarden.
• Voor buitensportlocaties ontvangt u elk jaar een voorstel voor het gebruik van het sportpark in de weekenden. Dit voorstel is gebaseerd op aantallen teams in de competitie. Voor de trainingen ontvangt u een open aanvraag waarop u kunt reageren. U leest hierover meer in artikel 29 t/m 31 van de Algemene Voorwaarden.
• Voor de atletiekbanen ontvangt u een voorstel met de uren van het voorgaande seizoen. U kunt daarmee akkoord gaan of een wijziging voorstellen. U leest hierover meer in artikel 36 en 37 van de Algemene Voorwaarden.
• Voor welzijnslocaties (buurtcentra) volgt ons voorstel uit een planning die we ontvangen van de sociaal makelaars die op de locaties actief zijn. U leest hierover meer in artikel 44 van de Algemene Voorwaarden. Wilt u iets anders? Laat dat dan vooraf weten aan de sociaal makelaar of de beheerder van de locatie. 

2. U doet zelf 1 of meer aanvragen of boekingen

Dit kan elk jaar vanaf half juni voor het nieuwe seizoen. Een seizoen loopt van 1 augustus tot 31 juli van het daaropvolgende jaar. Via onze website www.utrecht.nl/verhuur vindt u ons online reserveringssysteem. 

Een ruimte in een buurtcentrum huren

Om een ruimte te huren in een buurtcentrum maakt u een account aan en doet u een aanvraag. Als het vastgoedloket uw aanvraag goedkeurt krijgt u een bevestiging. In de bevestiging staan de belangrijkste punten zoals welk buurtcentrum, de ruimte, het tijdstip en de mogelijke vergoeding die u of uw organisatie moet betalen. De ruimte is dan geboekt. 

De gebruiksovereenkomst bestaat uit de bevestiging van de boeking(en) en de Algemene Voorwaarden. U ontvangt geen papieren overeenkomst die u hoeft te tekenen.

Een sportlocatie huren

Voor een sportlocatie maakt u meteen een boeking. Voor een sportlocatie krijgt u direct een e-mail met de bevestiging van de boeking. In de bevestiging staan de belangrijkste punten: welke sportlocatie, welke dagen en tijden, eventuele extra diensten en faciliteiten en de vergoedingen die u of uw organisatie moet betalen. U heeft dan de accommodatie geboekt. U kunt ook direct met iDeal betalen. 

De gebruiksovereenkomst bestaat uit de bevestiging (of factuur) van de boeking(en) en de Algemene Voorwaarden. U ontvangt geen papieren overeenkomst die u hoeft te tekenen.

De gebruiksovereenkomst bestaat uit:

• Onze bevestiging van uw boeking(en). Dit kan ook de factuur zijn.
• Eventuele bijzondere afspraken die wij hebben gemaakt.
• De Algemene Voorwaarden.

Spreken deze documenten elkaar tegen? Dan gaan de bevestiging van de boekingen en de bijzondere afspraken vóór de Algemene Voorwaarden. Op het huren van een gebruiksrecht zijn ook de wettelijke regels voor huurovereenkomsten van toepassing. 

De gebruiksovereenkomst eindigt vanzelf na de laatste boeking van u of uw organisatie.
 

U kunt elke boeking annuleren. Voor de (binnen)sportlocaties en de zwembaden geldt: als u minimaal 4 weken voor de boeking annuleert, dan krijgt u uw geld terug. Voor de buurtcentra geldt een termijn van 2 weken. De gemeente kan boekingen alleen annuleren in bijzondere omstandigheden. Deze omstandigheden vindt u in artikel 5 van de Algemene Voorwaarden.

U kunt de gebruiksovereenkomst opzeggen door alle lopende boekingen te annuleren. Voor verenigingen op de sportparken en atletiekbanen geldt een afwijkende afspraak. Hierover leest u meer in artikel 28 en 35 van de Algemene Voorwaarden.

De gemeente kan de gebruiksovereenkomst alleen opzeggen in een uitzonderlijke situatie. Bijvoorbeeld als u de gebruiksvergoeding niet betaalt, als uw organisatie failliet gaat of als u of uw organisatie vaker de gebruiksafspraken overtreedt. Deze situaties staan in artikel 4 van de Algemene Voorwaarden.

• Wij zorgen dat u de locatie of accommodatie en de bijbehorende spullen kunt gebruiken voor de afgesproken activiteit op de afgesproken tijd. 
• Wij zorgen dat de locatie of accommodatie geschikt is voor de afgesproken activiteit. Wij doen ons best om de locatie of accommodatie te laten voldoen aan de normen van de sportbonden of andere erkende instanties. 
• Wij onderhouden de accommodatie of locatie en verhelpen (op verzoek) eventuele problemen.
• Wij zorgen voor aanvullende diensten zoals sportattributen, water en licht.

Deze verplichtingen vindt u in de artikelen 6, 16, 25 en 43 van de Algemene Voorwaarden.

• U gebruikt de accommodatie of locatie en de spullen waarvoor ze bedoeld zijn. 
• U betaalt op tijd. 
• U laat de accommodatie of locatie na elk gebruik in goede staat en netjes achter. 
• U houdt rekening met andere gebruikers in de accommodatie of op de locatie.
• U zorgt ervoor dat uw bezoekers zich ook aan alle afspraken houden.
• U bent zelf verantwoordelijk voor (eventuele schade aan) uw eigendommen.
• U gebruikt podia, microfoon, licht- en geluidsinstallaties of eten en drinken alleen als we dat afgesproken hebben.
• Voor verenigingen: u zorgt ervoor dat uw leden en bezoekers zich ook aan de afspraken houden. 

Deze verplichtingen vindt u in artikel 7 en 38 van de Algemene Voorwaarden.

• U mag een sportvloer alleen betreden op blote voeten of met sportschoenen die geen strepen achter laten op de vloer.
• Eten en drinken is niet toegestaan in sportlocatie.
• U mag zonder toestemming van de gemeente geen hars gebruiken in een sportlocatie.
• Het gebruik van de toestellen in de gymzaal is alleen toegestaan onder leiding van een persoon die de juiste opleidingen hiervoor heeft gehad. Is deze persoon niet aanwezig dan is het gebruik van de toestellen geheel op eigen risico.

• Het gebruik van dug-outs en tribunes is geen onderdeel van de gebruiksovereenkomst. Hierover kunt u wel afspraken maken met de gemeente. 
• U kunt natuurgrasvelden alleen gebruiken voor het spelen van wedstrijden. 
• Is het slecht weer? En moet er een wedstrijd gespeeld worden? Dan moet eerst iemand van de KNVB het veld goedkeuren. 
• Atletiek en zwemmen vallen niet onder buitensport. Hiervoor gelden aparte voorwaarden. 

Huurt of reserveert u een atletiekbaan? Dan zorgt de gemeente dat u alle vaste sport- en spelspullen kunt gebruiken zoals hordes, een hoogspringinstallatie en een vangkooi. Tenzij anders afgesproken zorgt u zelf voor alle andere spullen. En de opbouw ervan. 

Voor het huren of reserveren van een zwembad gelden aanvullende huisregels: de ‘Algemene Bezoekersvoorwaarden’ en het ‘Protocol veiligheid verhuur zwembassin(s)’. Deze vindt u ook in ieder zwembad.

Algemene Bezoekersvoorwaarden

Huisregels zwembaden