Regels subsidies

Wij gaan eerlijk en transparant om met subsidies. Zo vragen wij bijvoorbeeld van organisaties die subsidie krijgen dat zij een goed bestuur hebben en toegankelijk zijn.

Op deze pagina:

Regels voor subsidies: verordening

Extra regels per subsidie: nadere regels

Verantwoording voor subsidie

Begroting bij subsidieaanvraag

Regels voor het geven van subsidie: uitvoeringskader

Goed bestuur en Governance Codes

Salarissen en vergoedingen aan bestuurders

Social Return

Toegankelijkheid

Dieren bij evenementen

Btw (omzetbelasting)

Beschikbare bedragen per jaar

Regels voor subsidies: verordening

De regels van de gemeente voor het geven van subsidies leest u in de Algemene subsidieverordening gemeente Utrecht (ASV).
Lees ook de toelichting bij algemene subsidieverordening
De regels van de ASV gelden in principe voor alle subsidies. Ook de regels over subsidies in artikel 4.21 t/m 4.80 van de Algemene wet bestuursrecht zijn van toepassing.

Extra regels per subsidie: nadere regels

Voor veel subsidies gelden extra voorwaarden. Die voorwaarden staan in 'nadere regels'. U vindt de nadere regels op de pagina waar u de subsidie kunt aanvragen.

Verantwoording voor subsidie

Ontvangt u meer dan € 20.000 aan subsidie van de gemeente per jaar? Dan volgt u de regels voor de (financiële) verantwoording van de subsidie. U leest deze in het verantwoordingsprotocol.

Ontvangt u meer dan € 100.000 aan subsidie van de gemeente per jaar? Dan vraagt u aan uw accountant om de eisen voor de controle van de verantwoording te volgen. U leest deze eisen in het accountantsprotocol.

Begroting bij subsidieaanvraag

U laat ons met een begroting zien dat u de subsidie nodig hebt. Hierin staat:

welke kosten u hebt om de activiteiten uit te voeren
welk subsidiebedrag u nodig hebt
welke andere inkomsten u hebt of verwacht voor de activiteiten.

De begroting is sluitend. Dat betekent dat het totaal van de verwachte kosten gelijk is aan het totaal van de verwachte inkomsten. Na de subsidieperiode stuurt u ons een financiële verantwoording. Daarin laat u het resultaat van de posten op de begroting zien.

Hieronder staan mogelijke inkomsten en uitgaven. Deze kunt u op de begroting zetten. U kunt hiervoor ook een format in Excel bij ons opvragen. Maar dit format is niet verplicht.

Inkomsten (baten)

Andere inkomsten zoals sponsoring, giften, andere subsidies of een eigen bijdrage van de deelnemers.
Overige inkomsten zoals omzet uit de verkoop van publicaties of eten en drinken.

U geeft van deze inkomsten of subsidies een specificatie.

Uitgaven (lasten)

U stuurt alleen informatie over de belangrijke kostenposten. Detailinformatie hoeft u niet te sturen. De begroting moet haalbaar zijn. Geef alleen kosten op die echt nodig zijn voor de activiteiten.

Personeelskosten
Laat het verschil zien tussen verschillende kosten. Welke kosten zijn bedoeld voor het echte werk (uitvoerend personeel). En welke kosten voor de aansturing en ondersteuning (de personele overhead). We vragen het aantal fte’s en de basis voor de beloning (de cao en de inschaling van de mensen). Zo kunnen we de kosten beoordelen.
Huisvestingskosten
Hebt u voor uw activiteiten huisvesting nodig? Dan geeft u een specificatie. Wij kijken of deze kosten passen bij de activiteiten die u gaat uitvoeren.
Activiteitenkosten
Dit zijn alle kosten die direct nodig zijn voor de uitvoering van de activiteiten. U hebt deze (variabele) kosten niet als de activiteiten niet doorgaan. Denk hierbij aan zaalhuur, inhuur van mensen en materialen.
Organisatiekosten
Dit zijn alle kosten die niet onder personele kosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten vallen. Dit zijn alle algemene vaste kosten die een organisatie heeft. Bijvoorbeeld kantoor- en administratiekosten. U geeft van deze kosten ook een specificatie.

Goed bestuur en Governance Codes

Krijgt uw organisatie subsidie van ons? Dan moet u voldoen aan de Governance Code van uw branche. Het is belangrijk dat organisaties die subsidie ontvangen goed bestuurd worden en hieraan voldoen.

Minder dan half miljoen aan inkomsten of geen Governance Code?

Ontvangt uw organisatie per jaar minder dan € 500.000 aan inkomsten? Of heeft uw branche geen Governance Code (zoals bij bedrijven)? Dan voldoet u aan de Utrechtse Voorwaarden voor goed bestuur.

Hoe geeft u aan dat u aan de eisen voldoet?

U legt de verklaring af in het digitale aanvraagformulier waarmee u de subsidie aanvraagt. In sommige gevallen kunnen wij u vragen de verklaring schriftelijk in te sturen. Dan sturen wij u het formulier op.

Salarissen en vergoedingen aan bestuurders

Het is niet de bedoeling dat er subsidiegeld van de gemeente Utrecht gebruikt wordt om topinkomens aan bestuurders te betalen. Daarom vragen wij aan gesubsidieerde instellingen om voor hun salarissen en vergoedingen aan hun bestuurders, de richtlijn in de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen aan te houden.

Regels voor het geven van subsidie: uitvoeringskader

Onze werkwijze voor het verstrekken van subsidies moet altijd hetzelfde zijn, en goed te controleren. Daarom hebben we een 'uitvoeringskader': een document voor medewerkers van de gemeente Utrecht over het geven van subsidie. Het document geeft informatie over de minimale eisen waaraan subsidieaanvragen moeten voldoen. En het beschrijft de richtlijnen rond de verschillende fases in het proces van subsidie geven.

Lees het uitvoeringskader subsidieverstrekking

Social Return

Soms wordt er in een beleidsregel een verplichting opgenomen tot de inzet van Social Return. Die verplichting geldt als uw organisatie op jaarbasis meer dan € 100.000 subsidie ontvangt van de gemeente. Wij vragen u dan 5% van het subsidiebedrag te gebruiken om bijvoorbeeld Utrechters die moeilijk aan het werk komen aan te nemen, of om producten in te kopen bij sociale werkvoorzieningen.

Toegankelijkheid

Alle activiteiten die de gemeente Utrecht subsidieert moeten toegankelijk zijn voor mensen met een beperking. Besteed daarom in uw activiteitenplan aandacht aan de toegankelijkheid. Bekijk de richtlijnen voor toegankelijke activiteiten.

Dieren bij evenementen

Uilen, roofvogels en reptielen mogen niet optreden in evenementen die de gemeente Utrecht organiseert of waaraan wij meebetalen. Dat geldt dus ook voor evenementen waarvoor u subsidie krijgt van de gemeente. Dit verbod komt bovenop het verbod in heel Nederland om wilde zoogdieren te gebruiken bij een optreden.

Btw (omzetbelasting)

Ontvangt u een subsidie van de gemeente? Dan hoeft u daarover geen btw te betalen aan de Belastingdienst. U krijgt de subsidie namelijk voor activiteiten waarbij u een tegenprestatie aan anderen levert en niet aan de gemeente zelf. Dit betekent ook dat u geen btw kunt meerekenen in de (personeel)kosten waarvoor u subsidie vraagt. Voor btw die u zelf moet betalen aan anderen kunt u wel subsidie vragen. Bijvoorbeeld als u iemand inhuurt of iets koopt.

Meer informatie over subsidie en btw leest u op website van de Belastingdienst