Persoonsgegevens in Woo-verzoeken
We hebben afspraken gemaakt over het wel of niet openbaar maken van persoonsgegevens.
De afspraken zijn verdeeld in 4 groepen:
B. Gegevens van bedrijven en andere organisaties
C. Gegevens van medewerkers en bestuurders van de gemeente Utrecht
U ziet om welk gegevens het gaat. Dit is bijvoorbeeld naam, straat of huisnummer.
- De L betekent dat dit gegeven Leesbaar blijft.
- De O betekent dat dit gegeven Onleesbaar wordt.
Er staat een uitleg bij met waarom dit leesbaar of onleesbaar is.
A. Burgers
| Wat | Leesbaar of onleesbaar | Uitleg |
|---|---|---|
| Naam | O | Namen maken we onleesbaar. Behalve als algemeen bekend is om wie het gaat, bijvoorbeeld als de schrijver van een boek iets over dat boek vertelt. |
| Correspondentieadres | O | Met het correspondentieadres kan iemand contact zoeken door een brief te sturen. |
| Privé e-mailadres/Privé telefoonnummer | O | In een privé e-mailadres staat meestal iemands naam. Ook zorgen we er zo voor dat vreemden iemand niet mailen. |
| Handtekening | O | Zo houden we misbruik tegen. |
| Paraaf | O | Zo houden we misbruik tegen. |
| BSN | O | Het is verboden dit openbaar te maken. |
| Medische en strafrechtelijke gegevens | O | Als door de omschrijving duidelijk is om wie het gaat maken we die onleesbaar. |
| Informatie over aanwezige zorgvoorzieningen | O | Dit gaat vaak over medische gegevens. Als door de omschrijving duidelijk is om wie het gaat maken we die onleesbaar. |
| Kopieën van identiteitsbewijzen, diploma’s, enzovoorts | O | Om misbruik tegen te gaan verwijderen we naam, handtekening en geboortedatum. |
| Kadastrale aanduidingen, straatnamen en huisnummers van gronden of panden in teksten (geen contactgegevens) | L | Dit gaat niet om mensen maar om een gebouw of een stuk grond |
| Omschrijvingen van iemand zoals beroep of functie | O | In combinatie met de straatnaam weet u snel over wie het gaat. |
| Wapennummers of andere registratienummers die op personen betrekking hebben | O | Zo weet u snel over wie het gaat. |
| ekeningafschrift (tenaamstelling, nummer en omschrijving betalingen) | O | Dit is privé. |
| Omschrijving van iemand die een melding heeft gedaan (bijvoorbeeld over overlast) | O | Zo weet u snel over wie het gaat (bijvoorbeeld in een melding over een bedrijf staat: ‘dat een buurvrouw het gemeld heeft.’ |
| IP-adres | O | Zo voorkomen we misbruik. |
B. Bedrijven en andere organisaties
| Wat | Leesbaar of onleesbaar | Uitleg |
|---|---|---|
| Namen van bedrijven, stichtingen, verenigingen, kerkgenootschappen en andere organisaties zoals bewonerscomité, buurtgroep | L | Dit zijn namen van organisaties. Dit zijn geen persoonsgegevens. |
| Naam van eenmansbedrijf | O | Dit is net zo persoonlijk als iemands naam. Het gaat hier bijvoorbeeld om ‘Schildersbedrijf Jan de Wit’ met als zzp-er/enig personeelslid Jan de Wit. |
| Algemene contactgegevens bedrijf (adres, e-mail, telefoon) | L | Deze gegevens zijn niet persoonlijk. |
| Directe contactgegevens medewerkers of functionarissen van rechtspersonen, zoals directe doorkiesnummers of 06-nummers | O | Dit is persoonlijk. |
| KvK-nummer | L | Dit is openbare informatie uit het Handels-register en iedereen kan dat opvragen. |
| Btw-nummer | O/L | Onleesbaar als het eindigt op B01, want het nummer bevat dan het BSN en dat is geheim. Anders is het btw-nummer leesbaar. |
| Naam en functie van medewerkers | O/L | Altijd onleesbaar. Behalve de naam van de tekenaar of architect op een bouwtekening, vanwege hun auteursrecht. |
| Namen en functie van directeuren en bestuurders | L | Dit is openbare informatie uit het Handelsregister. |
| Handtekening | O | Zo houden we misbruik tegen. Alleen als de handtekening nodig is voor de waarde van het document (bijvoorbeeld bij een accountantsverklaring) maken we de handtekening slechts gedeeltelijk onleesbaar. |
| Paraaf vertegenwoordiger/contactpersoon/bestuurder/directeur | O | Parafen voegen niets toe. Een gedeeltelijke handtekening is voldoende. |
| Vermelding dagen aanwezig bij contactgegevens, zoals onderaan een e-mail | O/L | Bij grote organisaties kun je dit leesbaar laten. Bij kleine niet omdat u dan soms weet om wie het gaat. |
| Rekeningnummer | O | Zo voorkomen we misbruik. |
C. Medewerkers en bestuurders gemeente
| Wat | Leesbaar of onleesbaar | Uitleg |
|---|---|---|
| Naam en werkgegevens van personen die namens de gemeente naar buiten treden: college, voorlichters en leidinggevenden | L | Bijvoorbeeld wethouders, burgemeester, gemeenteraadsleden, Kamerleden, persvoorlichters, leidinggevenden. Werkgegevens: naam van het organisatieonderdeel, een groepsmailadres en een algemeen doorkiesnummer van het secretariaat of algemene nummers die op de gemeentelijke website staan. |
| Naam en werkgegevens van medewerkers die niet namens de gemeente naar buiten treden | O/L | Het gaat bijvoorbeeld om adviseurs, beleidsmedewerkers, projectleiders, secretaresses, toezichthouders, controleurs, politieambtenaren en administratieve medewerkers. Ook als ze op de website van de gemeente of LinkedIn staan, beschermen we hun privacy. De namen en werkgegevens van deze mensen maken we onleesbaar. Hun functie mag leesbaar blijven als er meer dan 10 mensen zijn met die functie. |
| Privégegevens van medewerkers of bestuurders | O | Privégegevens van een medewerker of bestuurder in documenten, zoals het mailadres, het privé-adres, bankrekeningnummer of privé 06-nummer, zijn privé. Ook privé-informatie, zoals over een vakantie of kinderen, maken we onleesbaar. |
| Handtekening van burgemeester en wethouders, of van ambtenaren namens het college | L | Handtekeningen van ambtenaren, bijvoorbeeld bij de ondertekening van een contract of besluit, maken we gedeeltelijk leesbaar. Zo weet u wel dat een document ondertekend is en gaan we ook misbruik tegen. |
| Overige handtekeningen | O | Dit is privé en niet noodzakelijk. Zo gaan we misbruik tegen. |
| Namen van leden van een (onafhankelijke) bezwaarcommissie, welstandscommissies en soortgelijke commissies | L | Zittingen van deze commissies zijn meestal openbaar of namen staan gepubliceerd op de website. Andere persoonsgegevens dan namen maken we onleesbaar. |
| Vermelding dagen aanwezig bij contactgegevens, zoals onderaan een e-mail | L | Met zoveel ambtenaren weet u niet over wie het gaat. Dat kan anders zijn als iemand bijvoorbeeld werkt op een wijkbureau. Dan is het goed om deze gegevens onleesbaar te maken. |
D. Gegevens op foto’s
| Wat | Leesbaar of onleesbaar | Uitleg |
|---|---|---|
| Personen herkenbaar in beeld | O | Dit is privé. |
| Personen op afstand | L | Als u ze niet meer kunt herkennen. |
| Kentekens | O | Zo weet u om wie het gaat. |