Richtlijnen woordvoering

Persberichten van de gemeente Utrecht versturen wij vanuit de afdeling bestuurscommunicatie. We plaatsen ze ook in het nieuwsoverzicht. Via RSS-feed kunt u zich abonneren.

Ga naar het nieuwsoverzicht

Bekijk meer over de RRS-feed

Wij toetsen onze persberichten en woordvoering aan:

• Relevantie: is dit van belang voor de burger?
• Nieuwswaarde: is dit nog niet bekend?
• Openheid: we gaan uit onszelf naar buiten.
• Transparantie: we vertellen het hele verhaal. 

De persberichten toetsen wij ook aan onze richtlijnen voor persberichten. Zie hiervoor bijlage 1 in de Richtlijnen persvoorlichting (pdf, 95 kB, versie januari 2018).

Uitgangspunten

1. Openbaarheid en uitzonderingen daarop

   Alle gemeentelijke informatie is in principe openbaar. Openbaarheid staat in dienst van het recht op informatie en de publieke controle op overheidshandelen. Iedereen kan op basis van de Wet open overheid (Woo) informatie opvragen. In de Woo zijn 2 soorten uitzonderingen op de openbaarheid vastgelegd.
   
   Bij absolute uitzonderingsgronden zoals persoonsgegevens, tenzij deze persoon uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven tot openbaarmaking van deze gegevens, of in belang van de veiligheid van de Staat wijkt de openbaarheid zonder meer.
   
   Daarnaast zijn er relatieve uitzonderingsgronden zoals de bescherming van economische of financiële belangen, bedrijfs- en fabricagegevens, opsporingsbelangen of privacybelangen het goed functioneren van de Staat of andere publiekrechtelijke organen en bestuursorganen. In die gevallen maakt de gemeente een afweging tussen het algemene belang van openbaarheid en de bescherming van andere belangen die in het geding kunnen zijn.

2. Betrouwbaarheid gemeentelijke informatieverstrekking

   De informatie die de gemeente verstrekt in mediagesprekken, persconferenties, persberichten, interviews en ingezonden stukken is integer (naar eer en geweten verstrekt), verifieerbaar, eenduidig en begrijpelijk.

3. Raad en griffie

   Bij collegevoorstellen waarover de gemeenteraad zich nog moet uitspreken, maakt het college in zijn communicatie expliciet het voorbehoud van besluitvorming door de raad. Hiermee is de rolverdeling tussen college en raad en de fase van besluitvorming duidelijk. Over zaken die het onderwerp zijn van een initiatiefvoorstel van de raad, communiceert het college niet, maar laat dit aan de raad(sfracties). Het collegeadvies over een initiatiefvoorstel wordt bij voorkeur pas openbaar op het moment dat dit geagendeerd is voor een raadsbijeenkomst als een van de documenten behorende bij het raadsvoorstel. Nadat er een raadsbesluit over het initiatief is genomen, vermeldt het college in zijn communicatie, waar mogelijk en relevant, dat dit om een raadsinitiatief gaat.

4. Bestuurlijke verantwoordelijkheid

   Het college van burgemeester en wethouders is bestuurlijk verantwoordelijk voor alle woordvoering namens het college. Er worden duidelijke afspraken gemaakt over wie waarover wanneer naar buiten treedt en dat is tijdig afgestemd met betrokken bestuurders en waar nodig met externe partners.

5. Mediabenadering en woordvoering

   De gemeente voorziet de media actief van relevante, nieuwswaardige, informatie, onder meer met persberichten, persgesprekken, werkbezoeken of interviews. Dit loopt uiteen van de berichten uit de wekelijkse B en W-vergadering tot aankondigingen van werkzaamheden in de stad. Voor nieuwswaarde wordt gekeken naar wat dit nieuws anders maakt dan alles wat al bekend is. Voor relevantie wordt gekeken naar het persoonlijk belang van het publiek in relatie tot bepaalde trends of maatschappelijke ontwikkelingen.
   
   In de persberichten zit een evenwicht tussen vooruitkijken (plannen, nieuw beleid) en terugkijken (evaluaties, uitvoering) en zowel positief als negatief nieuws wordt actief naar buiten gebracht. Bij belangrijke onderwerpen worden raadsleden eerder of tegelijkertijd met de pers geïnformeerd met een raads- of commissiebrief.
   
   De beantwoording van persvragen loopt via bestuurscommunicatie. Medewerkers verwijzen bij een vraag van een journalist door naar bestuurscommunicatie. Zie ook bijlage 2 in het document Richtlijnen persvoorlichting (pdf, 95 kB,).
   
   De communicatieadviseur van de griffie beantwoordt ook persvragen die gaan over raadsaangelegenheden.

6. Embargo en exclusiviteit

   Embargo's worden opgelegd bij het uitreiken van (gemeentelijke) onderscheidingen en als het om ingewikkelde stukken gaat waarover de media vooraf kennis kunnen nemen om gericht vragen te kunnen stellen. De gemeente Utrecht hanteert bij een embargo de regels die de Raad voor de Journalistiek hiervoor heeft opgesteld. Zie bijlage 3 in het document Richtlijnen persvoorlichting (pdf, 95 kB). Het embargo bedraagt maximaal 24 uur; hierbij is geen onderscheid tussen de media. Wel kunnen voorgesprekken plaatsvinden met bijvoorbeeld weekbladen, zodat zij het nieuws tegelijk kunnen brengen met de andere media.

7. Alertheid op mediagevoelige onderwerpen

   Ambtenaren, communicatieadviseurs, bestuurscommunicatieadviseurs en perswoordvoerders signaleren belangrijke ontwikkelingen in de eigen portefeuille, waar de media interesse in kan hebben en stemmen onderling af hoe de gemeente hiermee naar buiten kan.

8. Media bij openbare bijeenkomsten van de gemeente

   Als pers aanwezig is bij een openbare bewoners-/informatiebijeenkomst, worden bewoners hierover ingelicht bij de start van de bijeenkomst. Vervolgens worden, als dat nodig is, afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat bewoners vrijuit kunnen spreken tijdens de bijeenkomst en pers de gelegenheid krijgt daarvan verslag te doen.