Privacyverklaring Gem

Gem, de virtuele assistent, geeft antwoord op vragen over producten en diensten van de gemeente. Hiervoor zijn geen persoonlijke gegevens van jou nodig. Het kan zijn dat je toch iets persoonlijks deelt. In deze privacyverklaring leggen we uit wat er dan gebeurt.

Doel

We bewaren de inhoud van het chatgesprek om de virtuele gemeente assistent te verbeteren. Zo kan Gem in de toekomst jou en andere inwoners beter van dienst zijn.

Juridische reden

We verwerken alleen persoonsgegevens als we daarvoor een wettelijke reden hebben. Voor Gem is de reden het uitvoeren van de wettelijke taak van gemeenten om inwoners informatie te geven.

Welke gegevens verwerken wij?

Gem hoeft niets te weten over jou. Maar het kan zijn dat je toch persoonsgegevens deelt. Persoonsgegevens zijn gegevens die terug te leiden zijn tot jou als persoon. Dat is bijvoorbeeld je naam of adres. Voor verbetering van Gem onderzoeken we gesprekken. Daarbij verwijderen we elk persoonsgegeven dat we tegenkomen in het gesprek. Je IP-adres is standaard anoniem.

Ook verwerken we verbeterpunten die jij achterlaat in de chat.

Schakel je van de virtuele gemeente assistent over naar livechat? Dan kan de livechatmedewerker je gespreksgeschiedenis zien. De virtuele gemeente assistent vraagt eerst of je met een livechatmedewerker wilt praten.

Automatische besluitvorming

We gebruiken woorden die iemand intikt alleen om Gem te verbeteren. We gebruiken dit niet om voorstellen van tekst te doen bij iemand anders.
We maken of bouwen ook geen gebruikersprofielen van de gesprekken die eerder zijn geweest (profilering AVG).

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht (Stadsplateau 1, 3521 AZ Utrecht).

Lees meer over hoe we omgaan met privacy

Locatie

We verwerken gegevens binnen Nederland en geven deze niet door buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties.

Bewaartermijn

We verwijderen eventuele persoonsgegevens binnen 28 dagen. Chatgesprekken en verbeterpunten bewaren we maximaal 28 dagen. Deze gebruiken we voor trainingsdoeleinden. Daarna verwijderen we ze. De anonieme IP-adressen verwijderen we na 14 dagen.

Je rechten als je persoonsgegevens hebt gedeeld met Gem

• recht op inzage: je hebt het recht op de persoonsgegevens die je met Gem hebt gedeeld te bekijken.
• recht op rectificatie: je hebt het recht om de persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te laten verwijderen of af te laten schermen wanneer je dat wenst.
• recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de gegevensverwerking. Ook kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wel stellen wij het op prijs als je de klacht eerst aan de Functionaris Gegevensbescherming wilt sturen.

Hebben we de persoonsgegevens die je met Gem hebt gedeeld al verwijderd? En kunnen we niet meer zien dat het jouw gegevens zijn? Dan zijn bovenstaande rechten niet meer van toepassing. Is dit nog wel het geval? Lees dan meer over uw rechten.

Toegang tot gegevens

De volgende partijen hebben toegang tot de gesprekken die Gem voert:

• medewerkers van de gemeente Utrecht in het beheerteam van de virtuele gemeente assistent
• livechat medewerkers van de gemeente Utrecht
• technisch medewerkers in het landelijk beheerteam van de virtuele gemeente assistent