Beleid voor samenwerken met bewoners

Transparantie is de eerste voorwaarde voor het verbeteren van de samenwerking. Daarmee bedoelen we dat we duidelijk zijn in wat het doel is, wat ieders rol is en wat
de voorwaarden zijn. We leggen onze besluiten en processen altijd uit. En we geven aan wat we wel en niet gedaan hebben met de informatie die Utrechters ons geven.

Open en eerlijk betekent ook dat we het gesprek in de stad niet starten met een oplossing. We starten open, laten zien wat we al weten op basis van cijfers en eerdere onderzoeken,
stellen (aanvullende) vragen en werken vervolgens oplossingsgericht samen met Utrechters. Dit betekent dat we de samenwerking eerder starten dan nu soms het geval is. Namelijk
voordat er een inhoudelijke oplossing of een plan ligt.

Maar open en eerlijk betekent nog meer. We laten onszelf als mens zien. Daarbij hoort dat we ons gevoel laten zien, dat we kwetsbaar kunnen zijn en dat we ons kunnen voorstellen hoe het voor een ander is. We verschuilen ons niet achter regels en richtlijnen. We gebruikengeen onduidelijke taal. Zo verkleinen we de afstand tot de ander. 

Natuurlijk zijn er grenzen aan open en eerlijk; regels en wetten (zoals AVG) zorgen voor bescherming van Utrechters en stellen grenzen aan onze openheid. Open en eerlijk is natuurlijk nooit een excuus om anderen te kwetsen en alles wat we denken zomaar te zeggen. Dat is ook een grens die we bewaken. Ook door de raad vastgestelde voorwaarden
geven grenzen aan waarbinnen het gesprek kan plaatsvinden.

Meer verantwoordelijkheid voor Utrechters vraagt van ons om ruimte en vertrouwen te geven. Het vraagt loslaten en accepteren dat het anders kan gaan dan
wij zelf in gedachten hadden. Wij weten niet alles beter.

We werken niet alleen voor Utrechters, maar we werken ook samen met Utrechters. Dat betekent dat we een plan niet overnemen van Utrechters als zij er zelf mee aan de slag willen. Voor een goede samenwerking is vertrouwen van beide kanten nodig. Vertrouwen krijgen, begint met vertrouwen geven.

Ook hier zijn grenzen aan: het uitgangspunt is vertrouwen en dat gaat hand in hand met gezond verstand en zakelijkheid. Als wij of anderen vertrouwen beschadigen, dan moeten we  daar open en eerlijk over zijn en daar ook naar handelen. We blijven het algemeen belang zien. We weten dat er veel verschillende wensen zijn, van Utrechters en van de gemeente.

Open en eerlijk zijn en vertrouwen geven, vraagt ook lef. Goede samenwerking vraagt soms durven loslaten en soms juist durven reageren op signalen. Niet alleen luisteren, maar er ook wat mee doen. Durven vernieuwen en nieuwe vormen uitproberen.

Lef betekent ook een grens durven trekken. Dat kan gaan om een inhoudelijke grens, bijvoorbeeld uitgangspunten die door de raad vastgesteld zijn, een wettelijke grens of een besluit dat al genomen is. Helderheid over deze grenzen zorgt voor helderheid in verwachtingen van beide kanten.

Maar het kan ook gaan om een meer persoonlijke grens in de samenwerking. Bijvoorbeeld een grens als iemand steeds bozer wordt en zich agressief gedraagt naar onze collega’s.
Wij zien dat hierdoor steeds meer ambtenaren angst en onveiligheid ervaren bij het samenwerken met Utrechters. Dit staat een goede samenwerking in de weg. Het is aan ons als
college en aan de raad om ook hierin een grens te trekken. En om ervoor te zorgen dat onze ambtenaren zich altijd veilig kunnen voelen in hun werk.

Wat we bedoelen met ‘iedereen kan meedoen’ staat in onze beleidsnota Inclusie en diversiteit, tot je recht komen. Er staat ook in wat we hiervoor doen. Als we samenwerken met Utrechterszijn we sociaal gevoelig. Wij zijn ons bewust van onze vooroordelen en van de voordelen van onze situatie. We zijn nieuwsgierig naar de verschillende kanten van een probleem. We doen moeite om ons in te leven in wat anderen ervaren. We zijn ons bewust van de ongelijke situatie in de samenwerking. Voor het bereiken van verschillende Utrechters investeren we ongelijk voor gelijke kansen.

We doen extra moeite om degene voor wie we het doen (de gebruiker) actief te betrekken en op die manier het soms ongehoorde geluid te horen. Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van woningbouw niet alleen naar omwonenden luisteren, maar minstens net zo veel naar de toekomstige bewoners. Of bij plannen voor toegankelijkheid  juist de mensen die fysieke en mentale ontoegankelijkheid ervaren.

Er is ook een andere vorm van ongehoord geluid; sommige Utrechters weten ons heel goed te vinden, maar voor sommige Utrechters is het lastig om hun stem te laten horen.
Bijvoorbeeld omdat het onderwerp ingewikkeld is of ingewikkeld wordt uitgelegd. Of omdat ze zich niet aangesproken voelen. Niet iedereen kan en wil meedoen in een participatie-
traject of kan zelf verantwoordelijkheid op zich nemen. Dit vraagt van ons dat wij taal en vorm aanpassen om zo een bredere groep Utrechters te bereiken. De raad krijgt dan een beter beeld van de verschillende wensen. En die kan daarmee een betere afweging van belangen maken. We hebben daarbij vooral ook aandacht voor
jongeren onder de 18. Zij mogen namelijk nog niet stemmen bij verkiezingen. Maar veel besluiten zijn wel belangrijk voor hun toekomst.

We kunnen alleen zichtbaar en benaderbaar zijn en verbinding maken als we veel meer het stadskantoor uit gaan. We maken contact op de plek in de stad waar het beleid of de uitvoering over gaat. Bijvoorbeeld in een winkelcentrum, een buurthuis, een sportkantine of op straat. En niet alleen wijkadviseurs of collega’s van Stadsbedrijven, maar bijvoorbeeld ook projectleiders en beleidsadviseurs.. Voor het college betekent dit bijvoorbeeld vaker met Utrechters op straat of in hun buurt in gesprek gaan en zo meer verschillende meningen horen.

Zoveel mogelijk maken we plannen ter plekke (met ‘de tekentafel’ de wijk in). Maar we zoeken ook het contact op als er geen plannen voor de buurt zijn. Bijvoorbeeld om te
horen wat voor buurtbewoners belangrijk is. Dit zorgt ervoor dat je al met elkaar in gesprek kan zijn voordat een probleem ontstaat of uit de hand loopt. En dat je elkaar ook sneller vindt als het wel nodig is. We noemen dit meer buurt- en wijkgericht werken.

Nu is er vaak het gevoel dat hier geen tijd voor is. Omdat we gericht zijn op het eindresultaat of een project, terwijl er in de omgeving meer aan de hand is. Daarom moeten we meer met Utrechters bespreken wat nu eigenlijk het probleem of de vraag is. Naar elkaar luisteren, echt de moeite doen om elkaar te begrijpen, zeggen wat je goed vindt t gaan. Dat leidt tot meer verbinding en tot duurzamere oplossingen. Daarbij houden we rekening met alle onderwerpen die met elkaar te maken hebben. Dat maakt samenwerken voor ons en voor Utrechters interessanter en handiger.

We willen veel meer Utrechters te bereiken. Daarom stoppen we energie in onze contacten met personen die zelf veel contact hebben met mensen die we moeilijk bereiken. Of we maken gebruik van bestaande contacten die we al hebben. Dit zijn vaak de mensen die de verbinding kunnen maken tussen de Utrechters en de overheid. Stichting Sleutelpersonen is hier een mooi voorbeeld van.

We moedigen Utrechters aan om met elkaar in gesprek te gaan en er voor elkaar te kunnen zijn. Een mooi voorbeeld is het Burgerberaad. We brachten bijna 100 verschillende Utrechters in de leeftijd van 14-99 jaar bij elkaar. Er ontstonden in vijf bijeenkomsten waardevolle adviezen aan de raad over de viering van de jaarwisseling in Utrecht. Het Burgerberaad levert ook bijvangst op: nieuwe vriendschappen, samenwerkingen tussen Utrechters onderling, contact met en begrip voor Utrechters buiten de eigen bubbel, meer begrip voor het werk van de gemeente en politie, groter vertrouwen in de kracht van de stad en elkaar.

Samenwerken met de stad is iedere keer anders. Dat komt omdat elke vraag en elk probleem anders is, en er steeds andere Utrechters betrokken zijn. Ook is de samenwerkingsvorm niet altijd hetzelfde en de rol van de gemeente niet. Samen stad maken is doen, dingen uitproberen, leren van ‘Wat werkt wel en wat werkt niet?’ We vragen dan ook altijd om feedback van de Utrechters met wie we samenwerken. Feedback op de samenwerking en of het plan of de uitvoering daadwerkelijk aansluit bij dat wat we wilden verbeteren. En of   de mensen voor wie we het doen er tevreden over zijn. We delen ervaringen en leren van en met elkaar. We benutten dan ook alle drie soorten van kennis die we met elkaar te bieden hebben: ervaringskennis, professionele kennis en wetenschappelijke kennis. We kunnen samenwerking nooit van te voren helemaal plannen of beschrijven. We sturen samen bij tijdens het proces als dat nodig is.

We leren ook door veel meer gebruik te maken van de informatie die er al is. Zoals signalen van inwoners en uitgevoerde onderzoeken. Zo benaderen we elke kwestie beter voorbereid en vragen we mensen niet meer naar informatie die er al is, waarmee we laten zien dat we ons hebben verdiept. Door deze kennis actief te delen, onderstrepen we de eigen vakkennis en zetten we de samenwerking met de stad efficiënter in.